Taloudenhoitaja

Taloudenhoitajan tehtävät hallituksessa

• pohjat sivupalkissa

• jokaisessa hallituksen kokouksessa esitettävät tiedot, tapahtumat edellisen kokouksen jälkeen
  
  • tulot ja menot
    • taulukko
    • tärkeimät tapahtumat esitetään keskustelupalstalla tai muuten sovitulla tavalla
  • maksetut koulutuskorvaukset
    • taulukko
    • tavallisesta poikkeavat korvaukset esitetään keskustelupalstalla tai muuten sovitulla tavalla
  • uudet jäsenet
    • edellisen kokouksen jälkeen seuraan liittyneet jäsenet
    • lista, jossa maksaneet, erikseen merkitty, jos ei vielä rekisteröitynyt
  • budjettiseuranta
    • taulukko
    • keskustelupalstalle tms. selostus asioista, jotka kaipaavat hallituksen huomiota
  • pukuvälitys
    • paljonko pukuja on tilattu (koko, hinta ja toimituskulut)
    • paljonko pukuja on myyty (koko ja hinta)
• tarpeen vaatiessa hallituksen kokouksessa esitettävät tiedot (ei välttämättä joka kokouksessa)
  • mainonta
    • kevät ja syksy erikseen ja yhdessä
    • missä ja millaisia mainoksia on ollut ja paljonko maksaneet
    • vertailu siihen, paljonko on tullut uusia harjoittelijoita ja paljonko tuloja on heistä tullut
• kevätkokousta varten
  • kirjanpito
    • tositteiden toimittaminen kirjanpitäjälle, tammikuun alku
    • tilinpäätös, helmikuun puoliväli
      • esittely hallitukselle, allekirjoitukset
      • toimitus toiminnantarkastajalle
    • toiminnantarkastus valmiina kevätkokoukseen mennessä, maaliskuu
• syyskokousta varten
  • budjetti
    • ensin ehdotus tai useampia, joka/jotka käydään läpi ja hiotaan syyskokousta varten valmiiksi yhdessä muun hallituksen kanssa
    • mahdolliset muutokset esim. salivuokra, jäsen- ja harjoittelumaksut ym.
    • budjetin selkeys, ymmärrettävyys ja esittävyys
• asiakirjat/ohjeistukset, joiden ajantasaisuudeta ja tiedoksiantamisesta taloudenhoitaja huolehtii
  • kulukorvausperusteet
  • maksuohje/ohje maksulistojen kätytöstä
  • tiedote kirjanpitäjälle siitä, mitä seuran kirjanpitoon kuuluu ja mitä ominaispiirteitä toiminnassa on
  • tiedote vetäjille
  • kalustoluettelo?
• taloudenhoitajalla kuuluu olla tiedossa
  • ketkä ovat kulukorvauksiin oikeutettuja
    • aikuisten vetäjät
    • junioreiden vetäjät
    • apuvetäjät
    • muut, joille on esitetty ja myönnetty korvauksia
  • mitä koulutuksia ohjaajat ovat menossa suorittamaan
• nettisivuille tehtävät päivitykset
  • tiliotteet
  • ajantasaiset tiedotteet ja ohjeistukset
  • maksut
  • ym.
  • ainakin keväisin ja syksyisin, muuten tarpeen vaatiessa

 

 

Taloudenhoitajan vuosikello

Tammikuu

• edellisen vuoden viimeiset tositteet kirjanpitäjälle
• tilinpäätöksen valmistumisesta sopiminen
• talouteen liittyvät päivitykset sivuille
  • kulukorvausperusteet
  • kulukorvaushakemus
  • maksuohje kevät
  • maksut
• vetäjäinfon päivitys yhdessä muun hallituksen kanssa
• maksulistat ja laput salille, ohjeistuksen tarkennus tarvittaessa
  
  • uudet aikuiset
  • uudet ja vanhat juniorit
  • passit
  • puvut
  • muut maksut
• maksutietojen lähetys vanhoille aikuisharjoittelijoille
• edellisenä vuonna maksamattomien poisto rekisteristä --> ilmoita poistettavat jäsenrekisterin ylläpitäjälle
• uusien jäsenten kirjaukset rekisteriin (jäsenrekisterin ylläpitäjä)
  
  • tunnukset jäsensivuille maksun jälkeen
  • ilmoita rekisterin ylläpitäjälle maksaneet n. viikon välein
• maksut, kulukorvaukset, jäsen- ja harjoittelumaksujen kirjaukset ym. kaikkina kuukausina

Helmikuu

• tilinpäätös kirjanpitäjältä
  
  • valmistelu esitettäväksi hallitukselle --> hallituksen hyväksyntä
• tilinpäätös toiminnantarkastajille, aikaa tarkastamiseen ainakin kaksi viikkoa
  
  • toiminnantarkastajien lausunto
  • oltava valmis kavätkokoukseen mennessä, helmi-maaliskuu

Maaliskuu

Huhtikuu

Toukokuu

Kesäkuu

Heinäkuu

Elokuu

• talouteen liittyvien dokumenttien päivitys sivuille
  • maksuohje syksy
• maksulistat ja laput salille, ohjeistuksen tarkennus tarvittaessa
  
  • uudet aikuiset
  • uudet ja vanhat juniorit
  • passit
  • puvut?
  • muut maksut
• maksutietojen lähetys vanhoille aikuisharjoittelijoille
• kevään maksukuitit eli listat maksaneista ja viitenumeroista
  • vanhat aikuiset (koko vuosi, vain jäsenmaksu ja maksuista vapautetut omille listoille)
  • uudet aikuiset
  • uudet ja vanhat juniorit
  • passit
  • puvut
  • muut maksut

Syyskuu

Lokakuu

• budjetti

Marraskuu

Joulukuu

• syksyn maksukuitit eli listat maksaneista ja viitenumeroista (joulu-/tammikuu)
  
  • vanhat aikuiset (koko vuosi, vain jäsenmaksu ja maksuista vapautetut omille listoille)
  • uudet aikuiset
  • uudet ja vanhat juniorit
  • passit
  • puvut
  • muut maksut